ADMINISTRASI KEPANITIAAN
(Disampaikan pada Follow Up Alajadul PAC IPNU IPPNU Kec. Wonopringgo, Jumat, 17 Ramadhan 1434 H/26 Juli 2013 M)
Dalam suatu
kegiatan tertentu yang dilaksanakan oleh sebuah kepanitiaan, maka administrasi kepanitian tersebut
antara lain meliputi:
1.
Proposal Kegiatan, sebuah uraian
rencana kegiatan yang menggambarkan
pelaksanaan kegiatan.
2. Surat-surat, yaitu
surat yang harus dibuat untuk sarana penunjang dan kelancaran dari kegiatan.
3.
Arsip-arsip, mencakup mengarsip
semua surat
keluar maupun masuk ke dalam panitia.
4. Laporan Pertanggungjawaban
Kegiatan, yang menjelaskan laporan dari semua proses yang telah dilakukan
sekaligus hasil-hasil yang telah dicapai.
PROPOSAL
Beberapa hal
yang perlu dibuat dalam penyusunan
proposal antara lain :
1.
Cover
2.
Kop halaman
3.
Isi Proposal meliputi :
¶
Pendahuluan
¶
Dasar Kegiatan
¶
Tema Kegiatan
¶
Tujuan Kegiatan
¶
Target Yang Diharapkan
¶
Bentuk Kegiatan
¶
Waktu Kegitan
¶
Peserta
¶
Panitia Pelaksana
¶
Anggaran Biaya
¶
Penutup
¶
Lampiran
Bagian-Bagian Proposal
1.
COVER
Memuat :
q Judul proposal
q Identitas organisasi dan kegiatan
q Tema
q Waktu dan lokasi
q Tingkat organisasi atau identitas kepanitian
q Alamat organisasi/ kepanitian
2.
KOP HALAMAN
Posisi
kop berada dibagian atas halaman,
biasanya dibuat bentuk yang menarik sehingga mendapatkan perhatian dan harus
mudah dibaca
3.
ISI PROPOSAL
¶
PENDAHULUAN
< Memberikan gambaran secara umum mengenai latar belakang yang
melandasi pelaksanaan kegiatan. Ditulis dengan bahasa yang baku, jelas dan
benar agar mudah dipahami maksudnya.
< Usahakan jangan membuat ulasan yang tidak realistis dan jauh
dari kenyataan.
< Arti penting/ sisi
strategis dari kegiatan tersebut.
¶
DASAR KEGIATAN
Menjelaskan
tentang :
< Landasan dilaksanakannya kegiatan
< Bisa berupa pertimbangan atau konsiderasi
< Landasan secara umum mencantumkan landasan formalnya.
¶
TEMA KEGIATAN
< Tema dibuat dalam bahasa yang jelas dan singkat
< Menggambarkan inti dari kegiatan dan makna yang ingin
dicapai didalamnya.
¶
TUJUAN KEGIATAN
< Tujuan-tujuan yang diharapkan dari kegiatan tersebut.
< Mencantumkan tujuan-tujuan yang realistis.
¶
TARGET KEGIATAN
< Dampak yang diharapkan
< Hasil optimal
dari kegiatan
< Disesuaikan dengan kemampuan dan potensi yang ada
¶
BENTUK KEGIATAN
< Proses kegiatan secara keseluruhan
< Macam-macam kegiatan yang direncanakan
¶
PELAKSANAAN
< Hari/ tanggal/ tempat pelaksanaan kegiatan
< Diberikan lampiran jadwal acara
¶
PESERTA
< Peserta yang direncanakan akan mengikuti kegiatan tersebut
¶
PANITIA PELAKSANA
< Penjelasan akan keberadaan panitia
< Diberikan lampiran kepanitiaan
¶
ANGGARAN BIAYA
< Rencana pengeluaran secara umun
< Rencana pemasukan secara umum
< Penjelasan lampiran anggaran secara detail
¶
PENUTUP
< Ucapan terima kasih.
< Tempat dan tanggal ditetapkan.
< Penanggungjawab: ketua, sekretaris, beserta tanda tangan dan stempel kepanitiaan.
< Jika dibawah
naungan organisasi, maka mencantumkan bahwa kegiatan diketahui oleh pengurus
organisasi.
¶
LAMPIRAN-LAMPIRAN
< Lampiran 1 : Susunan Panitia Pelaksana.
ü
Pelindung.
ü
Penanggungjawab.
ü
SC dan OC.
< Lampiran 2 : Anggaran biaya
ü
Pengeluaran.
ü
Pemasukan.
< Lampiran 3 : tentative manual Kegiatan.
ü
Susunan acara harus jelas.
SURAT-SURAT
Surat-surat
yang dibuat meliputi surat sebagai sarana penunjang proses kegiatan. Beberapa contoh surat yang sering dibutuhkan
sebuah kepanitiaan kegiatan: surat izin peminjaman tempat, peralatan dan
perlengkapan kegiatan, surat undangan (pembicara atau tamu), surat permohonan
dana yang dilengkapi proposal kegiatan,
dll.
Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam penulisan surat :
¶
Kop surat
¶ Nomor surat (dibuat
secara urut), perihal, lampiran (jika ada).
¶ Kepada siapa surat
ditujukan (alamat).
¶ Isi surat (pembukaan,
isi, penutup)
¶ Cantumkan tanggal dan
tempat pembuatan surat
¶ Ditandatangani oleh
sekretaris dan ketua, jika perlu mengetahui penggungjawab organisasi pelaksana.
¶
Tembusan (bila ada)
ARSIP-ARSIP
Meliputi :
1.
Surat masuk : tanggapan kesanggupan baik dari sponsor (jika ada)
maupun pihak lain.
2.
Surat keluar : semua surat yang telah kita keluarkan sebaliknya di
arsip untuk menjadi bahan dokumentasi yang sewaktu-waktu kita butuhkan
(dalam mengarsip surat sebaliknya
urutkan sesuai dengan nomor surat)
LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN
Susunan laporan
pertanggungjawaban dibuat seperti susunan proposal. Perbedaan antara proposal
dan LPJ adalah :
¶
LPJ merupakan hasil laporan
dari semua proses kegiatan.
¶
LPJ tidak boleh direkayasa,
harus sesuai dengan kondisi kegiatan yang sebenarnya.
¶
Format sama seperti
Proposal.
***
Belajar, Berjuang, Bertaqwa ***