Administrasi Kepanitiaan

ADMINISTRASI KEPANITIAAN

 (Disampaikan pada Follow Up Alajadul PAC IPNU IPPNU Kec. Wonopringgo, Jumat, 17 Ramadhan 1434 H/26 Juli 2013 M)

Dalam suatu kegiatan tertentu yang dilaksanakan oleh sebuah kepanitiaan, maka administrasi kepanitian tersebut antara lain meliputi:

1.    Proposal Kegiatan, sebuah uraian rencana kegiatan yang menggambarkan  pelaksanaan kegiatan.

2.    Surat-surat, yaitu surat yang harus dibuat untuk sarana penunjang dan kelancaran dari kegiatan.

3.    Arsip-arsip, mencakup mengarsip semua surat keluar maupun masuk ke dalam panitia.

4. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan, yang menjelaskan laporan dari semua proses yang telah dilakukan sekaligus hasil-hasil yang telah dicapai.

  

PROPOSAL

Beberapa hal yang  perlu dibuat dalam penyusunan proposal antara lain :

1.    Cover

2.    Kop halaman

3.    Isi Proposal meliputi :

¶ Pendahuluan

¶ Dasar Kegiatan

¶ Tema Kegiatan

¶ Tujuan Kegiatan

¶ Target Yang Diharapkan

¶ Bentuk Kegiatan

¶ Waktu Kegitan

¶ Peserta

¶ Panitia Pelaksana

¶ Anggaran Biaya

¶ Penutup

¶ Lampiran

Bagian-Bagian Proposal

1.    COVER

Memuat :

q Judul proposal

q Identitas organisasi dan kegiatan

q Tema

q Waktu dan lokasi

q Tingkat organisasi atau identitas kepanitian

q Alamat organisasi/ kepanitian

2.    KOP  HALAMAN

Posisi kop  berada dibagian atas halaman, biasanya dibuat bentuk yang menarik sehingga mendapatkan perhatian dan harus mudah dibaca

3.    ISI PROPOSAL

¶ PENDAHULUAN

< Memberikan gambaran secara umum mengenai latar belakang yang melandasi pelaksanaan kegiatan. Ditulis dengan bahasa yang baku, jelas dan benar agar mudah dipahami maksudnya.

< Usahakan jangan membuat ulasan yang tidak realistis dan jauh dari kenyataan.

< Arti penting/ sisi strategis dari kegiatan tersebut.

¶ DASAR KEGIATAN

Menjelaskan tentang :

< Landasan dilaksanakannya kegiatan

< Bisa berupa pertimbangan atau konsiderasi

< Landasan secara umum mencantumkan landasan formalnya.

¶ TEMA KEGIATAN

< Tema dibuat dalam bahasa yang jelas dan singkat

< Menggambarkan inti dari kegiatan dan makna yang ingin dicapai didalamnya.

¶ TUJUAN KEGIATAN

< Tujuan-tujuan yang diharapkan dari kegiatan tersebut.

< Mencantumkan tujuan-tujuan yang realistis.

¶ TARGET KEGIATAN

< Dampak yang diharapkan

< Hasil optimal dari kegiatan

< Disesuaikan dengan kemampuan dan potensi yang ada

¶ BENTUK KEGIATAN

< Proses kegiatan secara keseluruhan

< Macam-macam kegiatan yang direncanakan

¶ PELAKSANAAN

< Hari/ tanggal/ tempat pelaksanaan kegiatan

< Diberikan lampiran jadwal acara

¶ PESERTA

< Peserta yang direncanakan akan mengikuti kegiatan tersebut

¶ PANITIA PELAKSANA

< Penjelasan akan keberadaan panitia

< Diberikan lampiran kepanitiaan

¶ ANGGARAN BIAYA

< Rencana pengeluaran secara umun

< Rencana pemasukan secara umum

< Penjelasan lampiran anggaran secara detail

¶ PENUTUP

< Ucapan terima kasih.

< Tempat dan tanggal ditetapkan.

< Penanggungjawab: ketua, sekretaris, beserta tanda tangan dan stempel kepanitiaan.

< Jika dibawah naungan organisasi, maka mencantumkan bahwa kegiatan diketahui oleh pengurus organisasi.

¶ LAMPIRAN-LAMPIRAN

< Lampiran 1 : Susunan Panitia Pelaksana.

ü Pelindung.

ü Penanggungjawab.

ü SC dan OC.

< Lampiran 2 : Anggaran biaya

ü Pengeluaran.

ü Pemasukan.

< Lampiran 3 : tentative manual Kegiatan.

ü Susunan acara harus jelas.

SURAT-SURAT

Surat-surat yang dibuat meliputi surat sebagai sarana penunjang proses kegiatan. Beberapa contoh surat yang sering dibutuhkan sebuah kepanitiaan kegiatan: surat izin peminjaman tempat, peralatan dan perlengkapan kegiatan, surat undangan (pembicara atau tamu), surat permohonan dana  yang dilengkapi proposal kegiatan, dll.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat :

¶ Kop surat

¶ Nomor surat (dibuat secara urut), perihal, lampiran (jika ada).

¶ Kepada siapa surat ditujukan (alamat).

¶ Isi surat (pembukaan, isi, penutup)

¶ Cantumkan tanggal dan tempat pembuatan surat

¶ Ditandatangani oleh sekretaris dan ketua, jika perlu mengetahui penggungjawab organisasi pelaksana.

¶ Tembusan (bila ada)

ARSIP-ARSIP

Meliputi :

1.    Surat masuk : tanggapan  kesanggupan baik dari sponsor (jika ada) maupun  pihak lain.

2.    Surat keluar : semua surat yang telah kita keluarkan sebaliknya di arsip untuk menjadi bahan dokumentasi yang sewaktu-waktu kita butuhkan

(dalam mengarsip surat sebaliknya urutkan sesuai dengan nomor surat)

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Susunan laporan pertanggungjawaban dibuat seperti susunan proposal. Perbedaan antara proposal dan LPJ adalah :

¶ LPJ merupakan hasil laporan dari semua proses kegiatan.

¶ LPJ tidak boleh direkayasa, harus sesuai dengan kondisi kegiatan yang sebenarnya.

¶ Format sama seperti Proposal.

*** Belajar, Berjuang, Bertaqwa ***

Menjalani Hidup dengan Sederhana

MENJALANI HIDUP DENGAN SEDERHANA

By: Wasilatul Fadlilah

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Bu Imas Istiani yang saya hormati serta teman-teman English Stars yang saya sayangi dan saya banggakan. Terlebih dahulu saya ucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk sedikit berbagi pengalaman dan bertukar pikiran dengan kalian semua. Di sini saya akan sedikit mencurahkan apa yang ada dalam pikiran saya.

Teman-teman yang berbahagia,

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa kehidupan seseorang tidak selalu sederhana. Terkadang hidup ini terlalu rumit untuk kita ikuti alurnya. Namun demikian, kita menjalaninya seperti air yang mengalir. Mengapa demikian? Karena apapun yang telah, sedang, atau akan kita lakukan tidak akan merubah perjalanan waktu yang terus berputar tanpa henti. Waktu yang tidak pernah mengenal kompromi, seperti pepatah arab yang menggambarkan waktu laksana pedang, di mana jika kita mahir menggunakan dan menjaganya maka kita akan memetik memanfaatkannya. Sebaliknya jika kita tidak terampil dan tidak dapat menjaganya dengan baik maka pedang itu bisa membahayakan diri kita sendiri, dan kala kita membutuhkannya pedang itu tak akan berfungsi apa-apa.

Berdasarkan pengalaman dan pengamatan saya, hidup ini sebenarnya sederhana jika kita tahu apa makna kehidupan dan untuk apa kita hidup. Bukan begitu teman-teman? Hidup adalah sebuah perjalanan singkat untuk mencari bekal di alam keabadian. Sebagai seorang muslim kita pasti tahu bahwa dalam kalamnya Allah berfirman “Tidak Ku ciptakan jin dan manusia selain untuk menyembah-Ku.” Artinya hidup ini sangat sederhana, kita hanya perlu menyembah Sang Pencipta Jagad Raya.

Dua tahun lalu saya mendapat sebuah sms dari seorang teman yang isinya demikian “Hidup adalah belajar, belajar bersyukur meski tak cukup, belajar ikhlas meski tak rela, belajar taat meski berat, belajar memahami meski tak sehati, belajar sabar meski terbebani, belajar setia meski tergoda, belajar memberi meski tak seberapa, belajar mengasihi meski disakiti, belajar tenang meski gelisah, belajar percaya meski susah, belajar, belajar, dan terus belajar, berjuang, bertaqwa.” Jika waktu itu saya mengabaikan sms ini, mungkin saya tidak seperti sekarang. Tapi sejak pertama kali membacanya, saya sangat tertarik dan berjanji pada diri saya sendiri untuk mengamalkannya. Karena saya berpikir bahwa jika kita terus belajar untuk lebih baik, maka pada akhirnya kita akan menjadi orang baik meski mungkin prosesnya akan sangat memakan waktu.

Masih berbicara tentang kehidupan, saya merasakan bahwa kehidupan saya sekarang jauh lebih baik. Seiring dengan bergulirnya waktu, bertambahnya usia, pengalaman, dan relasi, seiring dengan perkembangan nalar dan kedewasaan menuju pribadi yang paripurna, saya merasakan banyak sekali perubahan positif yang terjadi dalam diri saya. Dalam lamunan saya merasakan betapa hidup ini indah dan penuh dinamika.

Sewaktu kecil saya sering berpikir betapa malangnya saya, saya tidak seperti teman-teman saya. Saya merasa tidak ada seorangpun yang menyayangi saya. Saya bosan di rumah, karena saya selalu di suruh mengerjakan pekerjaan rumah. Saya tidak boleh bermain sebelum semuanya selesai. Saya sering dibanding-bandingkan dengan teman-teman saya. Saya sering dimarahi ketika berbuat kesalahan, saya juga harus berusaha sendiri ketika saya menginginkan sesuatu. Misalnya: untuk membeli buku atau sesuatu yang saya inginkan, maka saya harus menabung, kemudian membelinya sendiri. Saya sering merasa iri melihat teman-teman saya begitu bebas, tidak pernah disuruh membantu orang tua mereka, dan sangat mudah mendapatkan apa yang mereka mau, mereka cukup meminta dan orang tua mereka akan membelikannya.

Sebaliknya, ketika di sekolah saya justru merasa beruntung, dan inilah alasan mengapa saya merasa sangat nyaman dan dekat dengan guru-guru saya. Di sini saya merasakan betapa guru-guru sangat perhatian kepada saya, nada bicaranya lembut dan penuh cinta, mengajar dengan tulus, memberikan kepercayaan, dan lain sebagainya. Inilah yang membuat teman-teman saya iri, sehingga saya dikucilkan oleh mereka. Tapi saat pelajaran berlangsung atau ada pekerjaan rumah, atau ada tugas lain, mereka datang dan mengerumuni saya. Ironis, tapi bagi saya ini adalah kenangan yang tak terlupakan di masa kecil saya.

Keadaan tidak jauh berbeda ketika saya duduk di bangku SMP, SMA, bahkan di kampus sekalipun. Saya sering berpikir, mengapa hal ini menimpa saya? Apakah ada yang salah dengan saya? Awalnya saya sering stress ketika memikirkan ini, terkadang saya merasa terdlolimi. Tapi, pasti ada alasan kuat mengapa perjalanan hidup saya seperti ini. Mungkin ada sesuatu hal yang sampai saat ini belum saya sadari. Entahlah, akhirnya saya putuskan untuk tidak lagi memikirkan hal itu.

Sejak saat itu saya mulai merubah pola pikir saya. Saya mulai belajar menghargai diri saya sendiri, mulai belajar menghargai kehidupan yang saya jalani, mulai belajar mendayagunakan potensi yang telah dianugerahkan kepada saya. Saya tidak lagi menuruti keinginan saya, saya mulai belajar berpikir realistis, melakukan apa yang bisa saya lakukan, mempersiapkan langkah guna meraih asa, cita, dan cinta saya. Saya berusaha memperjuangkan hidup saya, keinginan dan harapan saya tanpa bergantung pada orang lain.

Saya mulai banyak berubah, dan saya juga merasakan perubahan respon orang-orang di sekitar saya. Saya simpulkan bahwa sebenarnya hidup ini sederhana jika kita juga menjalaninya dengan sederhana. Artinya apa yang terjadi tidak akan jauh berbeda dengan apa yang kita pikirkan. Saya teringat dengan sebuah kalimat “Apa yang kita lakukan hari ini, bukan jaminan apa yang akan terjadi di hari esok. Namun apa yang terjadi di hari esok, tergantung pada apa yang kita lakukan hari ini.” Untuk itu, saya mengajak kalian untuk menjalani hidup ini dengan sederhana, lakukan apa yang bisa kita lakukan, aturlah semuanya dengan tepat, optimis, dan senantiasa berdoa kepada Allah SWT.

Demikian yang dapat saya sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan mohon maaf apabila terdapat kesalahan. Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.