Administrasi Kepanitiaan

ADMINISTRASI KEPANITIAAN

 (Disampaikan pada Follow Up Alajadul PAC IPNU IPPNU Kec. Wonopringgo, Jumat, 17 Ramadhan 1434 H/26 Juli 2013 M)

Dalam suatu kegiatan tertentu yang dilaksanakan oleh sebuah kepanitiaan, maka administrasi kepanitian tersebut antara lain meliputi:

1.    Proposal Kegiatan, sebuah uraian rencana kegiatan yang menggambarkan  pelaksanaan kegiatan.

2.    Surat-surat, yaitu surat yang harus dibuat untuk sarana penunjang dan kelancaran dari kegiatan.

3.    Arsip-arsip, mencakup mengarsip semua surat keluar maupun masuk ke dalam panitia.

4. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan, yang menjelaskan laporan dari semua proses yang telah dilakukan sekaligus hasil-hasil yang telah dicapai.

  

PROPOSAL

Beberapa hal yang  perlu dibuat dalam penyusunan proposal antara lain :

1.    Cover

2.    Kop halaman

3.    Isi Proposal meliputi :

¶ Pendahuluan

¶ Dasar Kegiatan

¶ Tema Kegiatan

¶ Tujuan Kegiatan

¶ Target Yang Diharapkan

¶ Bentuk Kegiatan

¶ Waktu Kegitan

¶ Peserta

¶ Panitia Pelaksana

¶ Anggaran Biaya

¶ Penutup

¶ Lampiran

Bagian-Bagian Proposal

1.    COVER

Memuat :

q Judul proposal

q Identitas organisasi dan kegiatan

q Tema

q Waktu dan lokasi

q Tingkat organisasi atau identitas kepanitian

q Alamat organisasi/ kepanitian

2.    KOP  HALAMAN

Posisi kop  berada dibagian atas halaman, biasanya dibuat bentuk yang menarik sehingga mendapatkan perhatian dan harus mudah dibaca

3.    ISI PROPOSAL

¶ PENDAHULUAN

< Memberikan gambaran secara umum mengenai latar belakang yang melandasi pelaksanaan kegiatan. Ditulis dengan bahasa yang baku, jelas dan benar agar mudah dipahami maksudnya.

< Usahakan jangan membuat ulasan yang tidak realistis dan jauh dari kenyataan.

< Arti penting/ sisi strategis dari kegiatan tersebut.

¶ DASAR KEGIATAN

Menjelaskan tentang :

< Landasan dilaksanakannya kegiatan

< Bisa berupa pertimbangan atau konsiderasi

< Landasan secara umum mencantumkan landasan formalnya.

¶ TEMA KEGIATAN

< Tema dibuat dalam bahasa yang jelas dan singkat

< Menggambarkan inti dari kegiatan dan makna yang ingin dicapai didalamnya.

¶ TUJUAN KEGIATAN

< Tujuan-tujuan yang diharapkan dari kegiatan tersebut.

< Mencantumkan tujuan-tujuan yang realistis.

¶ TARGET KEGIATAN

< Dampak yang diharapkan

< Hasil optimal dari kegiatan

< Disesuaikan dengan kemampuan dan potensi yang ada

¶ BENTUK KEGIATAN

< Proses kegiatan secara keseluruhan

< Macam-macam kegiatan yang direncanakan

¶ PELAKSANAAN

< Hari/ tanggal/ tempat pelaksanaan kegiatan

< Diberikan lampiran jadwal acara

¶ PESERTA

< Peserta yang direncanakan akan mengikuti kegiatan tersebut

¶ PANITIA PELAKSANA

< Penjelasan akan keberadaan panitia

< Diberikan lampiran kepanitiaan

¶ ANGGARAN BIAYA

< Rencana pengeluaran secara umun

< Rencana pemasukan secara umum

< Penjelasan lampiran anggaran secara detail

¶ PENUTUP

< Ucapan terima kasih.

< Tempat dan tanggal ditetapkan.

< Penanggungjawab: ketua, sekretaris, beserta tanda tangan dan stempel kepanitiaan.

< Jika dibawah naungan organisasi, maka mencantumkan bahwa kegiatan diketahui oleh pengurus organisasi.

¶ LAMPIRAN-LAMPIRAN

< Lampiran 1 : Susunan Panitia Pelaksana.

ü Pelindung.

ü Penanggungjawab.

ü SC dan OC.

< Lampiran 2 : Anggaran biaya

ü Pengeluaran.

ü Pemasukan.

< Lampiran 3 : tentative manual Kegiatan.

ü Susunan acara harus jelas.

SURAT-SURAT

Surat-surat yang dibuat meliputi surat sebagai sarana penunjang proses kegiatan. Beberapa contoh surat yang sering dibutuhkan sebuah kepanitiaan kegiatan: surat izin peminjaman tempat, peralatan dan perlengkapan kegiatan, surat undangan (pembicara atau tamu), surat permohonan dana  yang dilengkapi proposal kegiatan, dll.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat :

¶ Kop surat

¶ Nomor surat (dibuat secara urut), perihal, lampiran (jika ada).

¶ Kepada siapa surat ditujukan (alamat).

¶ Isi surat (pembukaan, isi, penutup)

¶ Cantumkan tanggal dan tempat pembuatan surat

¶ Ditandatangani oleh sekretaris dan ketua, jika perlu mengetahui penggungjawab organisasi pelaksana.

¶ Tembusan (bila ada)

ARSIP-ARSIP

Meliputi :

1.    Surat masuk : tanggapan  kesanggupan baik dari sponsor (jika ada) maupun  pihak lain.

2.    Surat keluar : semua surat yang telah kita keluarkan sebaliknya di arsip untuk menjadi bahan dokumentasi yang sewaktu-waktu kita butuhkan

(dalam mengarsip surat sebaliknya urutkan sesuai dengan nomor surat)

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Susunan laporan pertanggungjawaban dibuat seperti susunan proposal. Perbedaan antara proposal dan LPJ adalah :

¶ LPJ merupakan hasil laporan dari semua proses kegiatan.

¶ LPJ tidak boleh direkayasa, harus sesuai dengan kondisi kegiatan yang sebenarnya.

¶ Format sama seperti Proposal.

*** Belajar, Berjuang, Bertaqwa ***